Privacyverklaring

Privacyverklaring Werkom

Werkom hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij vinden het daarom belangrijk om verantwoordelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. In sommige gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wat deze verwerking precies inhoudt, welke persoonsgegevens Werkom verwerkt en voor welke doeleinden uw gegevens verwerkt worden leest u in deze privacyverklaring.

Daarnaast bevat deze privacyverklaring een omschrijving van de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van uw gegevens. Ook leest u waar en bij wie u terecht kunt met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens en de bescherming daarvan.

Werkom is verantwoordelijk voor het op een juiste manier verwerken van uw persoonsgegevens en zal daarom zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Met verwerken wordt bedoeld dat wij uw gegevens bijvoorbeeld zullen opslaan, aanvullen, verstrekken aan derden en, na verloop van tijd, ook weer zullen verwijderen. Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden.

Waarom verwerkt Werkom persoonsgegevens?

Werkom voert in opdracht van de gemeente Zaanstad en de gemeente Purmerend (hierna: gemeenten) taken uit op het gebied van re-integratie in het kader van de Participatiewet. Het doel van deze re-integratie is om mensen met een ziekte of een beperking te helpen bij het zoeken van een baan. Werkom voert deze taken uit in de rol van verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenten zijn hierbij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Ook voert Werkom in opdracht van de gemeenten taken uit behorend bij de Werkgeversdienstverlening in het kader van de Participatiewet. Werkom ondersteunt werkgevers bij het vinden van passend personeel en creëert daarmee kansen voor mensen die om verschillende redenen moeizaam werk kunnen vinden. Voor deze taken is Werkom eveneens aan te merken als verwerker ten opzichte van de gemeenten.

Daarnaast voert Werkom werkzaamheden uit in het kader van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). De WSW is bedoeld voor mensen die door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap niet onder normale omstandigheden kunnen werken. Voor de WSW-taken is Werkom aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Werkom verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons persoonlijk verstrekt of via de website, e-mail en telefoon. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via de gemeenten of via andere derden in het kader van onze dienstverlening. Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld om contact met u te kunnen onderhouden, u te kunnen identificeren en voor de verzending van uitnodigingen en afspraakherinneringen. Alle informatie die Werkom van/over u ontvangt, wordt vertrouwelijk behandeld en conform de AVG verwerkt.

Onderstaand vindt u een overzicht van de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens, die binnen Werkom plaatsvinden, en de bijbehorende doeleinden en wettelijke grondslagen op basis waarvan de gegevens verwerkt worden.

1. Re-integratie in het kader van de Participatiewet

Voor deze taak verzamelt Werkom de volgende persoonsgegevens:

NAW-gegevens;
contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
geboortedatum en –plaats;
geslacht;
gezinssamenstelling;
nationaliteit;
Burgerservicenummer (BSN);
informatie in het kader van de wet Poortwachter;
doelgroep-indicatie/Nieuw beschut werk indicatie;
gedrag & functioneren;
inkomensgegevens;
arbeidsovereenkomst;
contactgegevens van begeleider/zorgaanbieder;
opleidings- en arbeidsverleden;
arbeidsvermogen (aantal uren dat iemand kan werken);
verzuimgegevens (ziek- en betermeldingen).

Doeleinden

Bovenstaande gegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

het ondersteunen bij arbeidsinschakeling;
het controleren of u zich aan uw arbeidsverplichtingen houdt;
het koppelen van uw profiel aan vacatures;
u op de hoogte houden van relevante vacatures;
uitvoering geven aan aanvraag indicatie banenafspraak;
uitvoering geven aan regeling Wet Poortwachter;
uitvoering geven aan intensieve trajectbegeleiding aan de Poort;
uitvoering geven aan controle Social Return.

Wettelijke grondslag

Artikel 6 lid 1 e AVG: “de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang”. Werkom voert deze taak uit in opdracht van de gemeenten op basis van artikel 53a Participatiewet.

2. Werkgeversdienstverlening in het kader van de Participatiewet

Voor deze taak verzamelt Werkom de volgende persoonsgegevens:

NAW-gegevens;
contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
(uitkerings)achtergrond
gedrag & functioneren;
contactgegevens van contactpersoon;
naam contactpersoon.

Doeleinden

Bovenstaande gegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

het invullen van vacatures en het ondersteunen van werkgevers;
vaststellen en inzet loonkostensubsidie;
matchen van werkzoekenden en werkgevers.

Wettelijke grondslag

3. Taken in het kader van de Wet sociale werkvoorziening (WSW)

Voor deze taak verzamelt Werkom de volgende persoonsgegevens:

NAW-gegevens;
contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
geboortedatum en –plaats;
geslacht;
nationaliteit;
Burgerservicenummer (BSN);
gedrag en functioneren;
SW-indicatie
arbeidsovereenkomst;
financiële gegevens;
opleidings- en arbeidsverleden.

Doeleinden

Bovenstaande gegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

creëren van werkplaatsen;
uitkeren van loon;
begeleiding bij uitvoering van werkzaamheden;
het verschaffen van hulpmiddelen;
het verzorgen van training en opleiding.

Wettelijke grondslag

Artikel 6 lid 1 e AVG: “de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang”. Werkom voert deze taak uit op basis van de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) en op basis van de arbeids-/trajectovereenkomst (artikel 6 lid 1 b AVG) met de desbetreffende kandidaat.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende betrokkenen:

bezoekers van onze vestigingen;
kandidaten;
websitebezoekers;
medewerkers;
sollicitanten;
contactpersonen van (potentiële) werkgevers;
contactpersonen van leveranciers;
contactgegevens van bewindvoerders (indien van toepassing).

Verstrekking aan derden

Wanneer dit noodzakelijk is voor de hiervoor omschreven doeleinden, delen wij persoonsgegevens met andere partijen. Dit zijn bijvoorbeeld het UWV, deelnemende gemeenten, potentiële werkgevers, re-integratiebureaus en andere organisaties die wij moeten inschakelen om u te begeleiden richting werk, opleiding of andere participatieplek. Tot slot delen wij persoonsgegevens met verwerkers die namens ons handelen, zoals een softwareleverancier. Wij zullen met verwerkers altijd afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens. Deze afspraken leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens blijven altijd binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en worden niet doorgegeven aan andere landen.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden. Dit is voor de duur van de aan u te verlenen ondersteuning, tenzij een wet van ons vraagt om gegevens voor een andere duur te bewaren. Ook eist de selectielijst van de Archiefwet dat wij gegevens voor een bepaalde periode bewaren.

Beveiliging

Werkom neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen misbruik en toegang door ongeautoriseerde personen door middel van de huidige gebruikelijke technieken. Het aantal werknemers dat toegang heeft tot uw gegevens wordt beperkt tot alleen het benodigde aantal. Bovendien zijn onze medewerkers gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Verder maken wij gebruik van cameratoezicht waarbij camerabeelden door ons worden verwerkt. Dit doen wij om onze panden, onze medewerkers en onze bedrijfsmiddelen te beschermen. Werkom heeft een gerechtvaardigd belang bij het opnemen van de camerabeelden en we zullen deze beelden alleen raadplegen in het geval van een verdachte situatie. Alleen direct betrokken personen hebben toegang tot de beelden.

Datalekken

Datalekken waarbij de betrokkenen gevaar lopen, worden zo snel als mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zowel de aard van de inbreuk als aanbevelingen over hoe mogelijke negatieve gevolgen beperkt kunnen worden, moeten gemeld worden aan de betrokkene(n) en aan de AP. De meldplicht is niet van toepassing als het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Voor de beoordeling, afhandeling en registratie van datalekken heeft Werkom een protocol opgesteld.

Indien bij een datalek persoonsgegevens van kandidaten - die wij in opdracht van de gemeenten verwerken - zijn gelekt, melden wij het datalek in onze rol als verwerker aan de desbetreffende verantwoordelijke gemeente. De gemeente moet vervolgens beoordelen of het datalek gemeld wordt aan de AP en/of aan de betrokkene(n).

Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw gegevens?

Ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken heeft u een aantal rechten. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin aan een bepaald verzoek geen gehoor kan worden gegeven. Indien dit het geval is, zal Werkom dit te allen tijde gemotiveerd aan u kenbaar maken.

1. Recht op inzage

U heeft het recht om alle gegevens die wij van u verzamelen in te zien. Als u gegevens wilt inzien, kunt u een inzageverzoek doen. Dit verzoek mag niet worden geweigerd door ons. Het recht op inzage omvat alleen inzage in uw eigen gegevens. Het kan daarom voorkomen dat bepaalde delen van uw dossier afgeschermd worden, omdat het informatie over iemand anders dan uzelf bevat. Ook persoonlijke werkaantekeningen vallen niet onder de reikwijdte van het recht op inzage.

2. Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)

U heeft het recht om de aan ons verstrekte digitale gegevens te ontvangen. Deze gegevens kunt u vervolgens eventueel overdragen aan een andere organisatie.

3. Recht op correctie

U kunt ons verzoeken om persoonsgegevens te corrigeren indien u van mening bent dat deze gegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als wij een registratiefout hebben gemaakt.

4. Recht van bezwaar

Als u liever niet wilt dat uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, kunt u in sommige gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u de verwerking beëindigen door de toestemming in te trekken. In dat geval is bezwaar niet nodig om de verwerking te beëindigen.

5. Recht op verwijdering

U heeft het recht om ons te verzoeken om (een gedeelte van) uw dossier te vernietigen. Werkom hoeft niet in alle gevallen gehoor te geven aan een dergelijk verzoek. Wanneer het in uw eigen of andermans belang is om het dossier te bewaren, kan Werkom besluiten om het gedane verzoek niet in te willigen. Ditzelfde geldt als er sprake is van een wettelijke verplichting om het dossier te bewaren.

Een verzoek kan schriftelijk of per e-mail gedaan worden via onderstaande contactgegevens. Binnen vier weken krijgt u van ons een reactie. Het is mogelijk dat we u daarbij vragen om u te legitimeren. Als we meer tijd nodig hebben hoort u dat ook binnen vier weken.

Een verzoek kunt u, schriftelijk of per e-mail, indienen bij de Privacy Officer van Werkom (privacy@werkom.nl).

Let op: indien u als kandidaat een verzoek doet met betrekking tot de hierboven genoemde rechten, dient u uw verzoek in te dienen bij de desbetreffende gemeente. Hoe u een dergelijk verzoek kunt indienen leest u in de privacy verklaringen van de gemeente Zaanstad en de gemeente Purmerend.

Toestemming geven en intrekken

Zoals eerder vermeld zullen wij bij sommige verwerkingen om uw toestemming vragen. Indien u uw eerder gegeven toestemming wenst in te trekken, kunt u een mail sturen naar: privacy@werkom.nl.

Sollicitanten

Via onze website kunt u reageren op een vacature. Hierbij vragen wij uw naam en contactgegevens achter te laten zodat wij contact met u kunnen opnemen. Ook vragen wij u een motivatiebrief en uw cv te uploaden. Deze worden vastgelegd in ons personeelsregistratiesysteem en daarin worden deze gegevens gedurende 4 weken bewaard, tenzij u aangeeft dat uw gegevens langer bewaard mogen worden door ons. In dat geval worden uw gegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard. Uw gegevens worden nooit zonder uw toestemming verstrekt aan derden. Indien u hier vragen over heeft, kunt u contact opnemen met de afdeling HR: sollicitaties@werkom.nl

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Welke cookies wij verzamelen leest u in onze cookieverklaring.

Vragen en inlichtingen

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring toch nog vragen hebben over de bescherming van uw privacy door Werkom of heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd, neem dan gerust schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact op met ons.

Wij kunnen tussentijds deze privacyverklaring aanpassen wanneer er zich ontwikkelingen voordoen op het gebied van bijvoorbeeld technologie, wetgeving, verwerkingen of verstrekkingen. Wijzigingen zullen bekend worden gemaakt via deze pagina. Aan deze content kunnen geen rechten worden ontleend.

Functionaris Gegevensbescherming (FG) Werkom

Werkom heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op naleving van de privacywetgeving door Werkom en is de vraagbaak over privacy voor betrokkenen. Eventuele (vermoedens van) datalekken worden ook altijd bij de FG gemeld.

U kunt de FG bereiken via: functionarisgegevensbescherming@werkom.nl

Klachten

Ondanks dat wij zoveel mogelijk rekening houden met u en uw belangen, is het mogelijk dat u het niet eens bent over de omgang met uw persoonsgegevens door ons. Mocht dit het geval zijn, dan willen wij graag met u in gesprek gaan om samen tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Werkom

Einsteinstraat 103
Postbus 404
1446 VE in Purmerend
T: (0229) 469 369

Laatste wijziging: 08-06-2023